Kötelezettség-vállalás – Rendelés – Szerzõdés-nyilvántartás

Ezeket a modulokat egy egységként kezeljük, tekintettel arra, hogy együttesen nyújtanak részletes információt a keretek aktuális állapotáról, a felhasználható keretösszegekrõl, a keretekre beérkezett, kifizetett számlák összegérõl. A rendszer integráltsága folytán - a kötelezettségek kimutatásán túl - információ kérhetõ a rendelések teljesülésével, az árubeérkezéssel, a tenderek aktuális állapotával kapcsolatban.
Mivel jogszabályilag számos tekintetben nem részletesen definiált területrõl van szó, ezért a gazdálkodási rendszer kialakításakor a kötelezettség-vállalás, a megrendelés vagy szerzõdés folyamatainak leképezésén túl az egyik legfontosabb szempont a rugalmasság volt. Ezeknek a moduloknak a használata rendkívül széles tartományba kiterjeszthetõ, az intézmény mûködéséhez, szervezeti felépítéséhez igazítható.

A program jellemzõi

• A változatos mûködési, szervezeti felépítés miatt, a gazdálkodási rendszer moduljain belül - a többi programhoz képest - lényegesen több, rugalmasabb jogosultság-beállítás lehetséges: nemcsak menü-szinten, hanem tevékenységi körök alapján - melyeket az intézmény határoz meg - szabályozható a használható mûveletek köre.

• A gazdálkodói törzs kialakításával meghatározható, hogy a felhasználó, csak azokat a megrendeléseket, szerzõdéseket, számlákat láthassa, amelyek kezelésére joga van. A védelmi rendszer biztosítja, hogy a felhasználónak csak az adott gazdálkodói egységéhez tartozó megrendeléseivel, szerzõdéseivel, számláival lehessen és kelljen foglalkoznia.

• A keretek rugalmasan, a felhasználói igényeknek, illetve az adott intézmény szervezeti felépítésének megfelelõen alakíthatók ki.

• Megszerkeszthetjük a kereteket fõkönyvi ötösönként (teljesítés, illetve elõirányzat alapján) vagy gazdálkodónként, a fõkönyvtõl függetlenül. (Ez utóbbit nevezzük gazdálkodói keretnek.) Akárcsak a gazdálkodóknál, itt is meghatározható azoknak a kereteknek a köre, amelyeket a felhasználó láthat, és amelyekkel rendelkezhet.

• A keretösszegek - a keretkialakításhoz hasonlóan - többféleképpen határozhatók meg. Amennyiben a fõkönyvi számlatükörnek megfeleltetve alakítottuk ki kereteinket, használhatjuk a fõkönyvi elõirányzatokat keretként, de természetesen saját keretösszegekkel is dolgozhatunk. A keretösszeg megadásakor az összegváltozások teljes körû naplózása is megtörténik, így megtudhatjuk a rendszerbõl, hogy adott megrendelés, szerzõdés megkötésekor rendelkezésre állt-e az összeg.

• A keretösszegek megadhatók havi vagy éves szinten. A keretösszegeket meghatározhatjuk hagyományos módon egy évre elõre vagy - az egészségügyben a finanszírozás függvényében - hónapról hónapra.

• A keretösszeg-megadás módjától függõen alkalmazhatunk éves, havi vagy havi-göngyölített keretfigyelést. Beállítható az is, hogy a program ne figyelje a keretet, vagy csak bizonyos kereteket ne figyeljen.

• A kötelezettségeket, azok teljesítésének a nyilvántartását a rendelések, szerzõdések nyilvántartásával, kezelésének folyamataival szoros összefüggésben alakítottuk ki. A szerzõdések, rendelések rögzítése, azok elbírálása, elküldése, a megrendelések, szerzõdések számlával igazolása, lezárása a kötelezettség-vállalásban is megjelenik, követhetõ a szerzõdések, rendelések változásai a keretgazdálkodásban is.

• A kötelezettségek nyilvántartását a program a rendelések, szerzõdések teljes körû kezelésével - beleértve a tender-szerzõdéseket is - végzi.

• Az elkészített megrendelések elbírálhatók indirekt módon: adott keretösszegen belül minden megrendelést automatikusan elbírál, a szállítónak feladható; vagy direkt: minden egyes megrendelés külön-külön - számítógéppel, a program segítségével - elbírálható. A direkt elbíráláskor van lehetõség arra, hogy a már elbírált megrendelések egy második szinten is keresztül menjenek, és csak a második szinten elbírált megrendelés küldhetõ el a szállítónak.

• A számlák igazolása - a CT-EcoSTAT rendszer integráltságának köszönhetõen - a Pénzügyi modullal szorosan együttmûködve történik. (A pénzügyben rögzített számlák azonnal megjelennek a kötelezettség-vállalás rendszerben mint leigazolandó tételek.)

• Mind a megrendelések, mind a szerzõdések - a beépített kronológiai funkció segítségével - nyomon követhetõk, minden rendeléssel, szerzõdéssel végezhetõ mûvelet eltárolódik, vagyis hogy ki, mikor és mit változtatott az adott megrendelésen, szerzõdésen.

• A teljes körû kötelezettségvállalás-nyilvántartás érdekében a fõkönyvben lekönyvelt bérek automatikusan átemelhetõk a kötelezettség-vállalásba.

• A törvényileg kötelezõen elõírt negyedéves (nullás számlaosztályba való) feladást a program feladja a fõkönyvnek, ahol az automatikusan lekönyveltethetõ. A 75-ös beszámoló táblát a program elkészíti a törvényben leírtaknak megfelelõen.