Projektnyilvántartó modul

Célja, hogy segítségével nyomon követhessük a pályázatokkal és egyéb támogatásokkal elnyert pénzek felhasználását, naprakész információkat adhassunk az egyes projektek vezetõinek arról, hogy mennyit használtunk már fel, illetve hogy mekkora a még felhasználható összeg.

A program adatgyûjtõként mûködik, ami azt jelenti, hogy a tényleges adatrögzítés a CT EcoSTAT rendszer egyéb moduljaiban folyik, és a Projektnyilvántartó modul ezeket az adatokat összegyûjtve követi nyomon (folyamatosan, valós idõben kalkulálva) az egyes projektek (témák) maradványait. Így valós idejû adatokat mutat, amit folyamatos adatlekéréssel ér el, tehát nem a felhasználónak kell gondoskodnia az adatfrissítésrõl. A Projektnyilvántartó a Pénzügy, a Kötelezettség-vállalás, a Fõkönyv, a Készlet és a Tárgyi eszköz modulok adataival dolgozik.

Ebben a modulban csak igen kevés adat rögzítésére van lehetõség és szükség. Rögzíthetjük az intézmény szervezeti felépítését, amit egy fa struktúrában írhatunk le. (Megjegyezzük, hogy ez a fa lehet csak egyszintû is, amennyiben a projekteket kezelõ szervezet egymástól gyakorlatilag független egységekbõl áll.)

Az intézet szerkezetének leírása után rögzíthetjük a projekteket, amelyekrõl itt adhatunk meg minden jellemzõ adatot mind a bevételek, mind pedig a kiadások (költségek) elszámolása tekintetében. Itt - a projektek alapadatainak rögzítésekor - állíthatjuk be az arra vonatkozó információkat is, hogy az adott projektre milyen költségek számolhatók el mind a közvetlen költségek, mind pedig a közvetett költségek tekintetében. (A program paraméterezése folyamatosan bõvülõ, így a használat során maximálisan testreszabható.)

Az elszámolásban nyomon követhetjük a maradványok pénzforgalmi és üzemgazdasági szemléletû maradványait is. A projektek kereteit évenkénti jogcímbontásban tarthatjuk nyilván, és a maradványok is ebben a bontásban képzõdnek.

A Projektnyilvántartó modulban lehetõségünk van a források projektek közötti elosztására, amit az Átcsoportosítás funkcióval érhetünk el.

A Projektnyilvántartó modulban szerepel az „Utókalkuláció" menüpontja. Ezzel azokban az intézményekben, ahol a szervezeti struktúra ezt lehetõvé teszi, az egyes projekteket menedzselõ, azokat összefogó csoportok olyan költségeit oszthatjuk a projektekre, amelyek közvetlen költségként egyik projektre sem terhelhetõk rá. Természetesen az utókalkuláció figyelembe veszi, hogy az egyes projektek forrásai esetében (a pénzt biztosító szervezet elõírásai szerint), milyen átterhelésekre van lehetõség, illetve van-e egyáltalán lehetõség.

A projektekrõl olyan speciális információ - „Részletes projektkarton" - készíthetõ, amellyel a számvitelben kevéssé jártas projektvezetõk is nyomon tudják követni, hogy milyen összegeket használtak fel (tételesen is láthatók a felhasználások), milyen összegeket kötöttek már le (tételesen is láthatók a lekötések), illetve, hogy mekkora a még szabadon felhasználható összeg.